¿Quieres montar una empresa pero no sabes como llevar la contabilidad de esta? con estos sencillos Tips para llevar bien la contabilidad de un negocio tendrás las ideas mas claras y podrás lanzarte a abrir ese negocio que tanto tiempo has deseado.
Podemos considerar a un emprendedor como un soñador, una persona que, estando despierta, esta penando en diferente formas de hacer dinero, al igual que en la automatización y optimización de procesos dentro de su negocio.
Algunos se arriesgan a crear desde un principio una gran empresa, debido a la amplia experiencia que han tenido estando a cargo de negocios similares. Otros sin embargo prefieren comenzar como una pequeña o micro empresa. Sea cual sea el caso, se debe estar trabajando dentro del marco legal, pues de lo contrario, se corre el riesgo de ser multado, o inclusive, el negocio puede llegar a correr peligro.
Desconocer la ley no es excusa para no cumplirla, por lo cual, es conveniente tener una muy buena base desde el comienzo para evitar cualquier tipo de problemas en un futuro. Es por ello que uno de los puntos fundamentales a los cuales le debemos prestar atención es en la contabilidad.
Muchos emprendedores son los que dejan de lado este punto. Algunos tienen escasos conocimientos del tema, y otros contratan profesionales para que se encarguen de este departamento en específico. Lastimosamente no todos tienen la posibilidad de contratar a un tercero.
Así pues, si deseas llevar tu mismo las cuentas de tu propia empresa, te recomiendo que prestes atención a los siguientes tips para llevar bien la contabilidad de un negocio.
Tips para llevar bien la contabilidad de un negocio
Con estos sencillos tips para llevar bien la contabilidad de un negocio evitarás sorpresas inesperadas.
Ponga estos consejos en práctica y compruebe los resultados.
Utiliza software especializado en contabilidad
Antiguamente, los negocios utilizaban un sistema totalmente manual para poder llevar la contabilidad. Todo se hacía a mano, con lápiz y papel. Si todo se hacía de buena manera, se mantenía un excelente orden.
Pero lastimosamente, cuando un sistema depende al cien por ciento de personas, este sistema presenta fallas que pueden llegar a ser graves.
Gracias a la evolución de la tecnología y los ordenadores, han llegado a crearse programas que se especializan en contabilidad. Son sistemas que competen tanto el inventario, como las facturas de venta generada en cada compra, con lo cual se comenten menos errores, y además se requiere de menos tiempo y mano de obra para manejar la contabilidad de un negocio.
Usa carpetas de diferente color y bien identificada
Algunos negocios no tienen la posibilidad de hacerse de un sistema automatizado por ordenador para mantener en orden su contabilidad.
Y no solo eso, sino que tampoco cuenta con los recursos para pagarle a un tercero para que se encargue de este departamento, con lo cual se deben poner en práctica el viejo sistema de contabilidad manual.
Si este es tu caso, entonces te recomiendo que te hagas de tantas carpetas como ítems o variables desees manejar. Por ejemplo: Una para facturación, otra para inventario, etc. Además, mantenlas bien identificadas.
Una excelente manera es otorgarle un color a cada carpeta. Y en caso de que no puedas identificarlas por color, entonces procura añadir en el tomo de cada una, así como en su portada, la leyenda pertinente.
Presta mucha atención a tu inventario
Todo negocio necesita una mercancía, un producto que venderá a su clientela, y que resulta la base del negocio. En un supermercado por ejemplo, los víveres y la comida en general, son sus productos.
Estos necesitan estar ordenados y contabilizados, es decir, cada ítem necesita llevar un inventario, objeto o producto que vendes.
El inventario es de excelente ayuda ara todo negocio, porque con el eres capaz de saber cuántos productos haz vendido, así como saber qué cantidad aún te queda para vender, y cuando necesitaras reponer toda esa mercancía para no quedarte en cero y perder valiosos clientes. Tener un inventario al día, y bien organizado, garantiza que tu negocio no se detenga.
Ten en cuenta tu plantilla de empleados
Los empleados son el alma y corazón de todo negocio. Ellos son los que cada día hacen los trabajos necesarios para que tu empresa se mantenga a flote. Pero seamos sinceros, ellos no irían a trabajar religiosamente a diario a tu negocio solo porque les caes bien. Ellos necesitan comer, por lo cual necesitan dinero, el cual tú le proporcionaras según el tiempo que trabajen.
Tener bien definida tu plantilla de empleados garantiza tener un buen orden, un descenso en problemas laborales, y por supuesto, una optimización en cuanto al proceso productivo.
Si deseas tener un control más férreo de tus empleados, te recomiendo que añada en tu empresa un sistema de control biométrico, con el cal sabrás exactamente la hora exacta que entra y salen los empleados.
Conserva hasta la más pequeña factura
Toda empresa o negocio, independientemente de su tamaño, requiere para su funcionamiento de servicios, productos o equipos adicionales. Toda empresa debe pagar agua, luz, teléfono. Incluso, si en tu empresa eres el único, debes tener gastos de transporte. Cada uno de estos servicios tiene un costo, y al momento de pagarlos, el ente te emite una factura, es algo que todos conocemos.
No importa que tan chica sea una factura. Ya sea que cargaras combustible a tu coche, compraras goma de mascar en la tienda, o alquilases equipo pesado, todas y cada una de esas facturas debes agregarlas a tu contabilidad para poder mantener un orden preciso.
Caja chica
En todo negocio hay días buenos y días malos. Es normal que en una empresa se presenten imprevisto o emergencias. Para este tipo de ocasiones se han creado lo que se conoce como “Caja Chica”. Esta caja chica no es más que una reserva de dinero que tiene la empresa para cubrir eventualidades, o pequeñas cosas que serían absurdas pasarlas por un gran tramite burocrático.
Para tu caja chica debes determinar una cierta cantidad de capital, que debes ir reponiendo a medida que lo vayas usando. La cantidad de dinero la determinas tú, según tu experiencia y flujo de capital. Pero ten mucho cuidado pues, si no sabes administrarla bien, entonces tendrás un problema de fuga de capital bastante serio.
Pagos
Los pagos son una parte fundamental de toda empresa. Incluso en las grandes, se designa un departamento para que se encargue de las cuentas por pagar. Estos pagos van desde los servicios, hasta los mismos proveedores de equipo, material y productos. Para realizar los pagos cuentas con múltiples opciones. Una muy común son los pagos con cheque que ya están en vías de extinción.
Otros han evolucionado y prefieren las transferencias bancarias. Incluso hoy día existen los llamados monederos electrónicos, con los que puedes llegar a pagar en línea sin necesidad de arriesgar tus datos personales. Procura saber que método es el más adecuado para cada situación. Recuerda que cada uno representa una comisión diferente, al igual que los tiempos de acreditación pueden llegar a variar sustancialmente.
Ser un emprendedor no es tu trabajo sencillo. Generalmente se comienza como todo un novato y, a medida que se va aprendiendo en el proceso, el negocio va evolucionando. Esto implica muchas veces dolores de cabeza. Pero no temas a errar. No aprenderás nada si solo temes cometer errores. Quizás en tus primeros días te surja algún que otro problema con el fisco. No te preocupes, solo procura solventarlo rápidamente.
No olvides que un punto fundamental para hacer evolucionar tu negocio es cultivar tu mente. Actualiza tus conocimientos Está al tanto de los nuevos cursos y leyes que puedan sacudir tu empresa. Y no olvides prestar mucha atención a estos tips para llevar bien la contabilidad de un negocio.
Queremos serle útil, y que estos consejos y tips para llevar bien la contabilidad de un negocio puedan ayudarle.
¿Notas algún cambio? ¿Conoces más tips para llevar bien la contabilidad de un negocio? Compártelo en los comentarios, nos encantará leerlos!
